Gefördert durch die Europäische Union // Projektbezeichnung:
Optimierung interner Prozesse durch Einführung einer DMS-Software zur datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente

 Zur Thematik des Arbeitnehmerdatenschutzes gibt es eine Vielzahl von juristischen Problemstellungen, die in den letzten Jahren diskutiert wurden. Nach wie vor aktuell und nicht abschließend geklärt ist die Frage, wie mit E-Mails umzugehen ist, welche an einen aus dem Unternehmen ausscheidenden Mitarbeiter gesandt werden, in dessen Postfach noch eingehen und dort verbleiben.

 Die Zulässigkeit der Einsichtnahme unterscheidet sich insbesondere danach, ob die private Nutzung des E-Mail Accounts untersagt, ausdrücklich gestattet oder zumindest geduldet ist. Verschiedene datenschutz- und telekommunikationsrechtliche Aspekte können dann eine Rolle spielen.

Die derzeit wohl juristisch am besten abgesicherte Situation dazu ist gegeben, wenn den Arbeitnehmern die private Nutzung des E-Mail Accounts vom Arbeitgeber wirksam untersagt wurde. In diesem Fall soll der Arbeitgeber nicht als so genannter Diensteanbieter auftreten. Es darf dann davon ausgegangen werden, dass eingehende bzw. auf dem Account verbliebene E-Mails dienstliche Belange betreffen, so das deren Einsichtnahme zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes dienen und damit einem berechtigten Interesse des Arbeitgebers zur Einsicht, Weiterleitung und Bearbeitung unterfallen. Ist die private E-Mail Nutzung also ausdrücklich untersagt kann der Arbeitgeber auf dem Account des ausgeschiedenen Arbeitnehmers eingehende bzw. dort verbliebene E-Mails einsehen und bearbeiten. Hat der Arbeitnehmer noch Zugriff auf den Account, etwa weil er noch restlichen Urlaub nimmt oder freigestellt ist, soll der Arbeitnehmer erst aufgefordert werden, eingehende E-Mails mit betrieblichem Bezug an den Arbeitgeber (bzw. den von ihm benannten neuen Sachbearbeiter) weiterzuleiten. Erfolgt dies nicht verbleibt es beim Zugriffsrecht des Arbeitgebers.

Schwieriger und juristisch ungesicherter ist die Lage, wenn den Arbeitnehmern die private E-Mail-Nutzung nicht untersagt, mithin geduldet oder gar ausdrücklich gestattet wurde. Nach derzeit wohl herrschender Meinung ist der Arbeitgeber in diesem Fall als Diensteanbieter anzusehen, der das Fernmeldegeheimnis achten muss, weshalb ein Zugriff auf den Account des ausgeschiedenen Arbeitnehmers nur in sehr wenig und engen Ausnahmefällen zulässig sein soll. Dieser juristische Problemfall ist noch nicht höchstrichterlich geklärt. Bis zu seiner Klärung allerdings sollten Arbeitgeber diesen Fall mit der höchsten Sorgfalt behandeln. Anderenfalls können nicht nur arbeits- und datenschutz-, sondern auch strafrechtliche Konsequenzen drohen. Solange das Arbeitsverhältnis noch besteht, wird ein Zugriff des Arbeitgebers auf den Account des Arbeitnehmers in dieser Konstellation grundsätzlich unzulässig sein. Ist der Arbeitnehmer bereits ausgeschieden und liegen hinreichende Anhaltspunkte dafür vor, auf dem Account würden (auch) E-Mails mit dienstlichem Bezug eingehen, muss in jedem Fall der Arbeitnehmer darauf gedrängt werden, diese E-Mails zu sichten und an den Arbeitgeber weiterzuleiten. Im Idealfall sollte eine (schriftliche!) Einwilligung des Arbeitnehmers zur Berechtigung der Einsichtnahme des Accounts und Bearbeitung der eingegangenen dienstlichen E-Mails eingeholt werden. Auch ist möglich, mit dem Arbeitnehmer die zukünftige Handhabung eingehender E-Mails auf diesem Account einvernehmlich im Rahmen der Beendigung seines Arbeitsverhältnisses zu regeln. Der Datenschutzbeauftragte des Arbeitgebers sollte in jedem Fall hinzugezogen werden. Die Einzelheiten dieses Vorgehens sollten hingegen wegen der soeben aufgezeigten Risiken im Weiteren auch anwaltlich begleitet werden.

Praxishinweis

Ein Arbeitgeber kann sich viel Arbeit und Ärger ersparen wenn er die private Nutzung der den Arbeitnehmern zur Verfügung gestellten E-Mail-Accounts ausdrücklich verbietet. Besteht Unsicherheit wie dies umgesetzt werden kann, ob und inwieweit ein Betriebsrat zu beteiligen ist und welche Ausnahmen ggf. zu beachten sind, sollte auch hier unbedingt der Rat eines auf diesem Gebiet spezialisierten Rechtsanwaltes im Vorfeld hinzugezogen werden.

Rechtsanwalt Hagen Albus
Fachanwalt für Arbeitsrecht
Externer Datenschutzbeauftragter